uitzendsoftware, efficiënt en betrouwbaar

Pensioen Anders en 3 nieuwe AVG functionaliteiten

Primeur: de FlexService Backoffice basistraining is nu ook online te volgen!

Om toch te kunnen werken met pensioenfondsen die niet standaard in FlexService beschikbaar zijn, hebben we Pensioen Anders ontwikkeld. In deze FlexService Updates lees je wat deze nieuwe functie inhoudt.

Ook zijn er 3 nieuwe AVG functionaliteiten ontwikkeld die we in deze Updates uitlichten en als klap op de vuurpijl introduceren we een geheel nieuwe online training in de HelloFlex Learnings academy: de FlexService Backoffice basistraining, inclusief e-learning over de ET-regeling!

Om toch te kunnen werken met pensioenfondsen die niet standaard in FlexService beschikbaar zijn, hebben we Pensioen Anders ontwikkeld. In deze FlexService Updates lees je wat deze nieuwe functie inhoudt.

Ook zijn er 3 nieuwe AVG functionaliteiten ontwikkeld die we in deze Updates uitlichten en als klap op de vuurpijl introduceren we een geheel nieuwe online training in de HelloFlex Learnings academy: de FlexService Backoffice basistraining, inclusief e-learning over de ET-regeling!

Lees meer Lees meer

Voeg zelf een pensioenfonds toe in FlexService met Pensioen Anders

Om te kunnen werken met pensioenfondsen die niet standaard door FlexService worden ondersteund, hebben we Pensioen Anders ontwikkeld: een nieuw generiek pensioenfonds waarvoor je zelf de pensioenpremies moet ingeven.

Pensioen Anders bestaat uit de componenten pensioen anders wg voor het ingeven van het werkgeversdeel van de premie en pensioen anders wn voor het ingeven van het werknemersdeel van de premie. Het werknemersdeel wordt tijdens de verloning behandeld als een aftrekpost voor alle heffingen zoals voorgeschreven door de Belastingdienst.

Als je Pensioen Anders wilt gebruiken op een contract, moet je er in de eerste plaats voor zorgen dat beide componenten zijn toegevoegd aan het model waarop het contract gebaseerd is. Daarnaast moet je er voor zorgen dat je op het contract als pensioenfonds gekozen hebt voor Pensioen Anders. Zodra dat gedaan is kan Pensioen Anders gebruikt worden op het contract of op bijbehorende declaraties. Of je Pensioen Anders op een contract of op een declaratie moet gebruiken hangt af van de situatie:

Als er slechts één declaratie per tijdvak is én de premie verandert niet per tijdvak, dan gebruik je de Pensioen Anderscomponenten op een contract. Je voegt de componenten toe aan het contract en vult de bedragen voor de werkgeverpremie en de werknemerpremie in. Op elke nieuwe declaratie voor het contract dat hierna verloond wordt zullen de premies toegepast worden.

Als er méér dan één declaratie per tijdvak kan zijn en/of de premie verandert per tijdvak, bijvoorbeeld omdat deze afhankelijk is van het aantal gewerkte uren, dan gebruik je de Pensioen Anders componenten op een declaratie. Je voegt de componenten toe aan een declaratie, berekent de bedragen voor de werkgevers- en de werknemerspremie en vult deze in.

Een pensioenfonds verwacht dat je per deelnemer gegevens doorgeeft over de berekende premies. Om dit te faciliteren is de loonstaat uitgebreid.

Nieuw in de online academy:
FlexService BackOffice basistraining inclusief ET-regeling e-learning

Vanaf nu vind je in onze nieuwe online academy ook de FlexService BackOffice basistraining. Deze online training is verplicht voor zogenaamde FlexService admin users en is door de uitgebreide e-learnings geschikt voor zowel beginnende als meer ervaren backoffice medewerkers.

In de online training leren we je hoe je de meest essentiële backoffice werkzaamheden kunt uitvoeren met behulp van FlexService:

  • verwerken van declaraties en loonbeslagen
  • maken van betaalopdrachten en het blokkeren van een betaling
  • handmatig aanmaken van een factuur
  • doen van aangiftes aan de juiste instanties
  • correcte afhandeling van de verantwoording
  • up-to-date houden van de rechten van kandidaten  

De nieuwe online training voorziet in handige checklists voor zowel de voorbereiding op een effectief werkproces voor je backoffice als voor de verloning en facturatie zelf. Heb je de eerste 6 modulen doorlopen, dan toets je je kennis aan de hand van een online toets. Rond je deze met succes af, dan ontvang je het FlexService Backoffice trainingscertificaat!

Wil je daarna nog meer leren over FlexService? Breid je kennis dan verder uit met 5 extra e-learnings over specifieke topics waaronder de ET-regeling.

Verplichte modulen in de FlexService Backoffice basistraining:

  1. Backoffice introductie
  2. Declaraties in FlexService
  3. Voordat je gaat verlonen en factureren
  4. Loonbeslagen en voorschotten
  5. Verloning-facturatie: stap-voor-stap door het proces
  6. Verloning-facturatie: werken met de tab Backoffice
  7. Online certificeringstoets

Extra e-learnings in de FlexService Backoffice basistraining:

  1. Reserveringen inboeken
  2. ET-regeling
  3. Wet Aanpak Schijnconstructies
  4. ZZP’ers en inleenkandidaten
  5. Omzet en margeverdeling

Wil jij ook de FlexService Backoffice training volgen, op een dag en tijdstip die jou het beste uitkomen? Vraag dan een HelloFlex Learnings user account aan en je hebt niet alleen onbeperkt toegang tot deze online training, maar ook alle andere e-learnings in de online academy!

> klik hier om direct je HelloFlex Learnings account aan te vragen

FlexService en de AVG:
3 nieuwe functies om nog veiliger te werken

Veilig mailen van documenten die persoonlijke gegevens bevatten

In het kader van de AVG hebben we in FlexService een instelling toegevoegd om te bepalen of je bepaalde documenten wel of niet naar je kandidaten of klantrelaties wilt mailen. Dit geldt bijvoorbeeld voor loonafrekeningen, (inkoop)facturen en jaaropgaven, belangrijke documenten waarin persoonlijke gegevens staan.

Wil je zeker weten dat deze gegevens veilig worden verstuurd, dan adviseren we je om zoveel mogelijk gebruik te maken van HelloFlex, omdat je vanuit dit online platform beveiligde mails kunt versturen. Met behulp van de juiste instellingen kun je de kandidaten en klantrelaties die in HelloFlex bekend zijn, uitsluiten van het verzenden en ontvangen van loonafrekeningen, (inkoop)facturen of jaaropgaven. Wil je weten hoe je deze AVG functionaliteit kunt benutten, neem dan contact op met FlexService Support.

Nieuwe functionaliteit voor het opschonen van Contactpersonen

In de module Privacy is een nieuwe tab beschikbaar gekomen voor ‘ContactpersoonOpschonen’. Op deze tab kunnen gegevens van contactpersonen naar keuze worden geschoond. Wanneer je een selectie maakt en kiest voor ‘Schonen contactpersonen’ krijg je de optie om het contactpersoon fysiek te verwijderen of te anonimiseren.

Anonimiseren geeft een aantal mogelijkheden om specifieke onderdelen los te koppelen of daadwerkelijk te verwijderen. De onderdelen zijn:

  • Aanvragen
  • Plaatsingen
  • Klantrelatie, Afdeling, Kostenplaatsen
  • TeDoen

Bekijk de video om te zien hoe het proces verloopt. Zie je de betreffende tabs niet in jouw FlexService staan? Neem dan contact op met de FlexService administrator of met de FlexService Support.

Inzien Loonbeslag voor opschonen met Eigenschappen

Bij een loonbeslag gelden bijzondere regels voor wat betreft de bewaarplicht. Om de privacy van de werknemer niet in gevaar te brengen is een opgeheven loonbeslag niet meer zichtbaar bij de kandidaat zelf, maar alleen nog tot 1 jaar na het opheffen in module Betaling, tab Loonbeslag. In de module Privacy, op het tabblad LoonbeslagOpschonen, kunnen alle opgeheven loonbeslagen worden geanonimiseerd. Op deze tab kun je nu door middel van de knop ‘Eigenschappen’ de details van het loonbeslag inzien. Op deze manier kun je voordat je gaat opschonen, inzien wat de historie is van het loonbeslag zodat je hier geen onnodige vergissingen maakt.

Heb jij de FlexService AVG training al gevolgd?
Meld je snel aan voor de online academy!

Aanmelden