uitzendsoftware, efficiënt en betrouwbaar

FlexService Updates

Nieuwe functies die je helpen bij de AVG

We werken voortdurend aan nieuwe functies die je helpen om aan de nieuwe wetgeving te kunnen voldoen. In deze FlexService Updates laten we je nieuwe functies zien om documenten te verwijderen en bewaartermijnen te verlengen. Lees snel verder!

Verwerkersoveenkomst al gedownload?
Draait je FlexService licentie op onze servers? Download dan de verwerkersovereenkomst die de AVG verplicht stelt.

We werken voortdurend aan nieuwe functies die je helpen om aan de nieuwe wetgeving te kunnen voldoen. In deze FlexService Updates laten we je nieuwe functies zien om documenten te verwijderen en bewaartermijnen te verlengen. Lees snel verder!

Verwerkersoveenkomst al gedownload?
Draait je FlexService licentie op onze servers? Download dan de verwerkersovereenkomst die de AVG verplicht stelt.

Lees verder Lees verder Meer AVG functies Meer AVG functies
Surveys

Bewaartermijnen verlengen

Wil jij waardevolle data langer bewaren dan voorgeschreven door de AVG? Via de module TeDoen kan een contactmoment worden aangemaakt voor het verzoek tot verlenging van de bewaartermijn. Bij goedkeuring wordt de bewaartermijn met een jaar verlengd. De toestemming voor het verlengen van de bewaartermijn kun je ook terugzien onder contactmomenten in FlexService.

Geautomatiseerd verlengingsverzoeken sturen met HelloFlex Surveys
Met HelloFlex Surveys kan je klanten en kandidaten vragen de bewaartermijn te verlengen. Je stelt in hoeveel dagen de vraag vóór het verstrijken van de bewaartermijn moet worden verstuurd, en Surveys  vraagt hen automatisch toestemming om deze termijn te verlengen. De nieuwe bewaartermijn wordt bij toestemming direct in HelloFlex en FlexService doorgevoerd. Zo heb je nog meer controle over je gegevens en verklein je de kans dat je belangrijke gegevens verliest.

Documenten volledig verwijderen

Nog grondiger je FlexService database opschonen? Vanaf nu verwijder eenvoudig documenten waar de bewaartermijn van is verlopen. Ook documenten die je al eens verwijderd hebt uit het Dossier, maar die nog wel op je server staan, kun je met terugwerkende kracht alsnog van de server verwijderen. Dit doe je in de module Proces > tab BestandenVerwijderen

Bewaartermijnen instellen per document

Vanaf deze update kun je ook bewaartermijnen definieren en koppelen aan documenttemplates.  Dit doe je in de module Proces > tab DocumentOpschonen > subtab BewaartermijnBepalen.  De bewaartermijnen die je hebt bepaald in het domein Bewaartermijnsoort kunnen hier aan documenttemplates worden gekoppeld. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen documenttemplates voor ‘Dossier, taken en contacten’, ‘Certificaten’ en andere documenten.

Overzicht van documenten

Daarnaast is een overzichtspagina gemaakt waarop alle in FlexService aanwezige documenten getoond worden. Ga daarvoor naar module Proces > tab DocumentOpschonen > subtab BewaartermijnBeheren. Op basis van de ingestelde bewaartermijn wordt indien mogelijk per documenttemplate de datum getoond waarop de bewaartermijn verloopt. Zo kun je snel de documenten selecteren en opschonen die je wilt verwijderen. Hierbij worden ze ook direct van de server verwijderd.

Verwijderen
BSN

BSN verwijderd uit exportberichten

Om beter aan de striktere privacy wetgeving te voldoen, bevatten exportberichten naar derde partijen niet langer een BSN-nummer. Alleen de exportberichten die je maakt vanuit de module Bericht en de berichten naar HelloFlex bevatten nog een BSN-nummer. BSN-nummers die nog niet onder een autorisatiegroep vallen, worden steeds meer onder autorisatiegroepen gebracht.

Verbeterde koppeling met HelloFlex

De exportberichten van en naar HelloFlex zijn ook aangepast. Om de bewaartermijnen van kandidaten nog makkelijker te beheren in zowel FlexService als HelloFlex, worden extra gegevens naar HelloFlex gestuurd.

Velden individueel zichtbaar of onzichtbaar maken

Op basis van jullie feedback hebben we specifieke velden nu individueel autoriseerbaar gemaakt. Zo kun je gevoelige persoonsgegevens eenvoudig zichtbaar of onzichtbaar maken voor verschillende gebruikersgroepen. Standaard zijn de velden in alle gebruikersgroepen ingesteld op “wijzigen”. Sommige velden, zoals in de module Ziek, staan standaard op onzichtbaar.

Efficiënter opschonen van kandidaatgegevens

Het juist vastleggen en bewaren van persoonsgegevens in FlexService wordt met de nieuwe wetgeving steeds belangrijker. Als verwerkersverantwoordelijke is het jouw verantwoordelijkheid om te zorgen dat de richtlijnen op het gebied van bewaartermijnen worden gehandhaafd. Daarom hebben we nieuwe functies ontwikkeld waarmee je kandidaatgegevens nog efficiënter en makkelijker kunt opschonen.

Waar kun je op sorteren?

 

  • Kandidaten die nooit gewerkt hebben
  • Kandidaten die gewerkt hebben en al 2 jaar uit dienst zijn
  • Kandidaten die gewerkt hebben en al 5 jaar uit dienst zijn
  • Kandidaten die gewerkt hebben en al 7 jaar uit dienst zijn

In de module proces > tab KandidaatOpschonen zijn nieuwe sorteerfuncties aangemaakt op basis van bovenstaande criteria. Kies er één, en FlexService genereert een lijst van kandidaten die hier aan voldoet. Zo heb je nog sneller inzicht in welke gegevens opgeschoond moeten worden

Welke gegevens moet je verwijderen?

 

  • Kandidaten die 2 jaar of langer staan ingeschreven maar nooit hebben gewerkt
  • kandidaten die wel hebben gewerkt maar reeds 7 jaar of langer uit dienst zijn

Kandidaatgegevens die je verwijdert staan dan nog wel op je server, maar zijn volledig geanonimiseerd. Natuurlijk kun je bewaartermijnen met instemming verlengen buiten de voorgeschreven termijn. Ook zijn er functies om opschonen te blokkeren, bijvoorbeeld bij een dispuut.

Andere essentiële privacy functies

Autoriseren BSN

Stel in wie BSN-nummers mogen inzien en bewerken

De AVG eist dat je binnen je organisatie verantwoordelijken aanwijst die met gevoelige persoonsgegevens mogen werken. Door geautoriseerde groepen aan te maken, kun je volledig inrichten wie alle BSN-gegevens mogen inzien en wijzigen. Ga naar ‘Privacygevoelige informatie zichtbaar’ en autoriseer de FlexService gebruikers die volledige toegang nodig hebben. Alle andere gebruikers kunnen wel een nieuw BSN-nummer toevoegen, maar zien alleen de eerste 6 cijfers van het nummer.

foto aan of uitzetten

Beperk het gebruik van pasfoto’s

Pasfoto’s zijn volgens de AVG gevoelige persoonsgegevens. Daarom is het het belangrijk dat je ook hier discreet mee omgaat. Om je nog meer controle te geven over wie foto’s van kandidaten kan zien, kun je het opslaan en tonen van foto’s als beheerder aan of uitzetten voor alle FlexService gebruikers.

Vragen over FlexService en de AVG?

Heb je vragen over onze software en tools met betrekking tot de AVG?
Neem dan gerust met ons op.