FlexService Updates - jaarwerk 2021-2022

Het eind van het jaar nadert met rasse schreden. Op dit moment treffen wij alle voorbereidingen voor de FlexService jaarwerkversie 2021-2022. Naast de jaarlijks noodzakelijke aanpassingen, zijn er enkele wijzigingen van overheidswege, in de ABU en NBBU-fasetelling, voor StiPP en betreffende de kostprijsbepaling van componenten. In deze update zetten we de belangrijkste feiten op een rij.

Verwachte releasedata jaarwerkversie 2021-2022:

vrijdag 17 december 2021 = update 5.0.2151.1

maandag 20 december 2021 = 5.0.2151.2

donderdag 30 december 2021 = update 5.0.2151.3

donderdag 27 januari 2022 = update 5.0.2151.4

Het eind van het jaar nadert met rasse schreden. Op dit moment treffen wij alle voorbereidingen voor de FlexService jaarwerkversie 2021-2022. Naast de jaarlijks noodzakelijke aanpassingen, zijn er enkele wijzigingen van overheidswege, in de ABU en NBBU-fasetelling, voor StiPP en betreffende de kostprijsbepaling van componenten. In deze update zetten we de belangrijkste feiten op een rij.

Verwachte releasedata jaarwerkversie 2021-2022:

vrijdag 17 december 2021 = update 5.0.2151.1

maandag 20 december 2021 = 5.0.2151.2

donderdag 30 december 2021 = update 5.0.2151.3

donderdag 27 januari 2022 = update 5.0.2151.4

lees verder lees verder Meer functies Meer functies

Kostprijsbepaling componenten

Voorheen werden in de ModelAdministrator de kostprijscomponenten ingelezen en doorgevoerd aan de hand van een aantal voor-gedefinieerde loonkolomnummers. Door de klant zelf aangemaakte componenten met een ander loonkolomnummer werden daardoor niet zichtbaar en in dat geval ook niet doorgevoerd in de modellen. Komend jaarwerk kunnen andere kostprijscomponenten ook met de ModelAdministrator worden doorgevoerd.

Vanaf update 5.0.2151.2 wordt de functionaliteit van het koppelen van kostprijsfactoren in de module component gebruikt. Hierdoor is het mogelijk meer differentiatie aan te brengen in kostprijsfactoren. Er is een nieuw domein Kostprijsfactor aangemaakt. In dit domein staan default al de kostprijsfactorsoorten ‘Uren – 100% deel’, ‘Uren – toeslagdeel, ‘Uren – overuren’ en ‘Bruto vergoeding/inhouding’. Deze standaard kostprijsfactorsoorten worden ook automatisch toegevoegd bij de kostprijscomponenten die voorheen op het loonkolomnummer werden geselecteerd. Hierbij wordt de basis kostprijsfactor en, indien aanwezig, de toeslagfactor gevuld. Ook kunnen eigen kostprijsfactoren worden toegevoegd.

In de ModelAdministrator worden nu álle kostprijzen die in het model zitten getoond. Componenten die niet via de migratie van een kostprijsfactorsoort zijn voorzien worden getoond op een oranje achtergrond en zullen bij het doorvoeren van de gewijzigde waarden niet worden bijgewerkt. Zijn er niet gekoppelde componenten die wel bijgewerkt zouden moeten worden, dan moeten die vooraf handmatig worden voorzien van een kostprijsfactorsoort in module Component. Als na deze aanpassingen de modellen opnieuw worden opgehaald, zullen de aanpassingen in de betreffende componenten zichtbaar zijn in de ModelAdministrator.

Fasetelling

Vanaf 3 januari 2022 geldt als gewijzigde fase/keten regeling in de CAO voor uitzendkrachten:

Fase A/1-2 duurt voor nieuwe kandidaten nog slechts 52 weken. Vanaf 2 januari 2023 geldt dit voor alle kandidaten;

Fase B/3 wordt ingekort tot maximaal zes contracten in drie jaar;

Contracten aangegaan voor 3 januari 2022 die langer duren dan drie jaar mogen worden uitgediend mits deze de termijn van vier jaar niet overschrijden.

LET OP: Er is een discrepantie tussen de door de ABU afgesloten CAO en de NBBU afgesloten CAO. De overgangsregeling vanuit de ABU stelt dat het contract moet zijn aangegaan voor 17 november 2021. Hiervoor is bij het aanmaken van het contract in FlexService nog geen controle beschikbaar!

Zowel de tellingsmachine als de controles zullen worden aangepast.

Acties klant:

 Geen acties klant.

Stipp pensioen

Referteperiode verkort

Bij het StiPP gaat de referteperiode van 26 weken naar 8 weken. Dat betekent dat kandidaten die op 2022-01-01 (loontijdvak maand) respectievelijk 2022-01-03 (loontijdvakken week en 4-weken) nog in de referteperiode zitten en meer dan 8 weken gewerkt hebben, direct in de basisregeling terecht komen. Tijdens het jaarwerk wordt een pensioentelling uitgevoerd om dit te bepalen.

Grondslag gewijzigd

De grondslag waarover het pensioen wordt opgebouwd is gewijzigd. Het SV-loon vormt vanaf het nieuwe jaar de grondslag. Ten opzichte van 2021 wordt in 2022 onder andere ook pensioen opgebouwd over overuren en bruto vergoedingen. Het pensioen wordt, conform de nieuwe regels, als uitzondering op bovenstaande, niet opgebouwd over:

het werknemersdeel van de plusregeling;

het uitgeruilde bruto loon in verband met de ET-regeling;

 uitbetaalde reserveringen die zijn opgebouwd tijdens de referteperiode.

Acties klant

■ Geen acties klant.

Gedifferentieerde premie Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof)

Met ingang van 1 januari 2022 wordt de basispremie Aof vervangen door een gedifferentieerde premie Aof.

Kleine werkgevers gaan over het premieloon van hun werknemers een lagere premie Aof betalen dan overige (middelgrote en grote) werkgevers. Met deze verlaging komt het kabinet kleine werkgevers financieel tegemoet voor de kosten van de loondoorbetaling bij ziekte. Over een aantal uitkeringen, toeslagen en loonbetalingen is een werkgever echter altijd de hoge premie Aof verschuldigd.

Nieuwe componenten

Om dit te ondersteunen zullen twee nieuwe componenten ‘premie aof laag’ en ‘premie aof hoog’ worden aangemaakt. De grondslag en premieloon voor de premieberekeningen en instellingen (verloningsbits) zijn gelijk aan de bestaande component ‘premie wao-wia basis’. De componenten worden al voor jaarwerk aan de componentenbibliotheek en de modellen toegevoegd, zodat ze beschikbaar zijn voor gebruik in de modeladministrator.

De component ‘premie wao-wia basis’ zal worden gebruikt om in de verloning het berekende premiebedrag in weg te schrijven en voor de verantwoording. De component blijft onderdeel van de nacalculatorische kostprijs. Na het jaarwerk mag de component niet meer worden aangepast. De component ‘premie wao-wia basis’ wordt na jaarwerk hernoemd naar ‘premie aof ’ om beter aan te sluiten bij de naamgeving van de nieuwe componenten en bij de naamgeving in onder andere de rubrieken in loonaangifteberichten.

Werkgeversgrootte registreren

Om in verloning te kunnen bepalen of Aof laag of hoog van toepassing is, wordt bij de administratieve eenheid vastgelegd of het een kleine of (middel)grote werkgever betreft. In een nieuw grid wordt bij de Eigenschappen van een administratieve eenheid op tabblad Bericht per jaar vastgelegd of de werkgever klein of (middel)groot is. Tabblad Bericht wordt hernoemd naar Belastingdienst, zodat de naamgeving meer de lading dekt.

Verloning

Vanaf 2022 worden in de verloning zowel ‘premie aof laag’ als ‘premie aof hoog’ berekend. Of het hoge of lage premiebedrag moet worden weggeschreven in ‘premie aof ’ wordt bepaald door dat wat bij de administratieve eenheid voor het betreffende loonjaar is aangegeven. Als op de administratieve eenheid is aangegeven dat het een kleine werkgever betreft, dan wordt het lage premiebedrag weggeschreven en anders hoog. Uitzondering hierop zijn de verloningen voor uitkeringen. Deze gaan altijd tegen het hoge percentage. De uitkeringen zijn te herkennen aan de code soort inkomstenverhouding op het contract.

Als bij de administratieve eenheid de werkgevergrootte niet is aangegeven (en op de verloning is wel premieberekening van toepassing), dan kan er niet verloond worden. Er zal ook een vroegtijdige controle worden toegevoegd bij het op ingevuld zetten van een declaratie.

Acties klant

■ Werkgevergrootte aan de hand van beschikking belastingdienst invoeren per Administratieve eenheid.

Arbeidsvoorwaardenbedrag

Vanaf 2022 zijn twee nieuwe rubrieken in de loonaangifte opgenomen. Dit zijn ‘Opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag’ en ‘Opname arbeidsvoorwaardenbedrag’. Een ‘arbeidsvoorwaardenbedrag’ is een loonbestanddeel welke wordt gereserveerd en wat is toegekend op grond van de CAO van de werknemer. Dit loonbestanddeel moet zijn uitgedrukt in geld. Daarbij moet dat loonbestanddeel op enig moment in de toekomst kunnen leiden tot  belast loon voor de werknemer.

Voorbeelden Arbeidsvoorwaardenbedrag

Voorbeelden van een ‘arbeidsvoorwaardenbedrag’  zijn een ‘extra periodesalaris’ en ‘extra jaarlijkse uitkering’. Een ander voorbeeld is een individueel keuze budget  (IKB) waarbij 5% van het brutoloon wordt gereserveerd. Deze reservering neemt de werknemer op enig moment op om bijvoorbeeld extra vakantiedagen te kopen of een opleiding van te betalen. Hierbij geldt dat de reservering altijd uitbetaald gaat worden. Er mogen geen voorwaarden aan verbonden zijn zoals bijvoorbeeld ‘de werknemer dient op 1 december in dienst te zijn’.

Bij de aliassen kan in het veld ‘Loonaangifte’ worden aangegeven bij welke rubriek een reservering of opname moet worden opgenomen.

Bij de componenten voor ‘extra periodesalaris’ en ‘extra jaarlijkse uitkering’ zal tijdens de migratie worden aangegeven waar ze in de loonaangifte moeten worden opgenomen. Verder zijn er in FlexService geen standaard componenten die aan de voorwaarden voor een arbeidsvoorwaardenbedrag voldoen. Indien er componenten specifiek hiervoor zijn gemaakt, moeten deze de juiste loonaangifte instelling krijgen zodat deze op de juiste manier in de loonaangifte worden opgenomen. Overigens ondersteunen we met deze wijzigingen het IKB niet op individueel niveau!

Acties klant

■ Aanpassen componenten die voldoen aan de voorwaarden van het arbeidsvoorwaardenbedrag.

■ Bij onzekerheid of een specifiek toe te passen IKB juist verwerkt kan worden kan er contact worden opgenomen met onze Customer Success afdeling.

Verloning en facturatie bij de jaarovergang

Het verwerken van de gewerkte uren in FlexService vindt plaats op basis van verwerkingsweken: dit kunnen 52 of 53 weken per jaar zijn. Een gewerkte week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Hierdoor komt het voor dat in de eerste week van het nieuwe jaar of in de laatste week van het oude jaar, er dagen van het voorgaande of komende jaar zitten. Voor de komende jaren geldt het volgende:

■  Jaarovergang 2021 – 2022 = 1 en 2 januari 2022 vallen in week 52 van 2021
■  Jaarovergang 2022 – 2023 = 1 januari 2023 valt in week 52 van 2022

Afhankelijk van de methode van verlonen en/of factureren zal hier met een jaarovergang op een bepaalde manier mee worden omgegaan. Declaraties die na de jaarovergang worden verwerkt, worden altijd financieel in het huidige verwerkingsjaar opgenomen. Indien gewenst maak je zelf aan het einde van het jaar een inschatting van de nog niet verloonde- en gefactureerde uren. Dit maakt het mogelijk om voor deze inschatting een voorziening te treffen in je boekhouding. Verwerkte nagekomen declaraties moeten handmatig op deze voorziening worden gecorrigeerd.

Weekverloning met weekfacturatie

In week 2021-52 zitten ook zaterdag 1 en zondag 2 januari 2021. Deze dagen zitten in de 52e week van 2021. De gewerkte uren op deze dagen worden dus verwerkt in week 2021-52 en de omzet en kosten vallen ook in 2021.

Weekverloning met 4-wekenfacturatie | 4-wekenverloning met 4-wekenfacturatie | 4-wekenverloning met weekfacturatie

Voor deze vormen van verloning en facturatie geldt dezelfde systematiek zoals voor weekverloning met weekfacturatie.

Dit betekent dus dat gewerkte uren zaterdag 1 en zondag 2 januari 2021 in het boekjaar 2021 worden verwerkt, aangezien deze uren in verwerkingsweek 2021-52 vallen.

Weekverloning met maandfacturatie

Bij weekverloning met maandfacturatie loopt de verwerking van de uren gelijk met de gewerkte weken. Dit betekent dat de dagen 1 en 2 januari boekhoudkundig worden opgenomen in 2021, aangezien de gewerkte uren in de laatste week van 2021 vallen. Let op: doordat er bij deze verloningsvorm per maand wordt gefactureerd, zal er op de balans een saldo blijven staan tussen “nog te factureren omzet” en “gefactureerde omzet“. Deze factuurregels (en dus de omzetboekingen) zijn namelijk gemaakt bij de verwerking van de gewerkte weken in 2021, maar worden pas gefactureerd in 2022.

Maandverloning en Periodeverloning

Voor maandverloning kan het gebruikelijke schema worden gebruikt, oftewel de gewerkte uren in december 2021 kunnen vanaf 1 januari 2022 worden betaald en gefactureerd. Deze verwerking vindt nog plaats op week 2021-52. Dat betekent dat zowel de kosten als de omzet van de gehele maand december in 2021 worden verantwoord in boekjaar 2021.

Bij periodeverloning wordt het vaste salaris per maand betaald en zal de facturatie per week of per 4 weken worden gedaan. De week waarin de declaraties worden verwerkt, is bepalend voor het boekjaar waarin de kosten en de omzet worden opgenomen.

Webinar jaarovergang 2021-2022

Op dinsdag 14 december gaven we een live webinar, waarin we verschillende onderwerpen bespraken omtrent de jaarovergang. Tea Idzenga en Swen Meereboer lieten zien welke wijzigingen voor jou belangrijk zijn, en wat de impact is op het gebruik van onze software. Kijk het gehele webinar hieronder terug!

Vragen over de jaarwerkversie? Neem gerust contact op.

Indien je specifieke vragen hebt rondom de jaarwerkversie 2021-2022, neem dan contact met ons op via 088 664 64 00.