uitzendsoftware, efficiënt en betrouwbaar

FlexService Updates

Meer details over het jaarwerk 2018-2019

Het einde van het jaar nadert, en daarmee breekt weer een traditioneel spannende periode aan. Nieuwe wet- en regelgeving wordt namelijk per 1 januari van kracht, en dit heeft mogelijk directe gevolgen voor jouw werkprocessen.

De nieuwe FlexService jaarwerk versies kun je verwachten op de volgende data:

  • 19 december 2018 update 5.0.1851.1
  • 28 december 2018 update 5.0.1851.02 (onder voorbehoud)
  • 31 januari 2019 update 5.0.1851.03

Met deze nieuwe update over de FlexService jaarwerkversie 2018-2019 geven we je meer inzicht in de komende veranderingen, zodat je weet wat je kunt verwachten en welke impact dit heeft op FlexService en je werkprocessen. Je leest er alles over op deze pagina.

Het einde van het jaar nadert, en daarmee breekt weer een traditioneel spannende periode aan. Nieuwe wet- en regelgeving wordt namelijk per 1 januari van kracht, en dit heeft mogelijk directe gevolgen voor jouw werkprocessen.

De nieuwe FlexService jaarwerk versies kun je verwachten op de volgende data:

  • 19 december 2018 update 5.0.1851.1
  • 28 december 2018 update 5.0.1851.02 (onder voorbehoud)
  • 31 januari 2019 update 5.0.1851.03

Met deze nieuwe update over de jaarwerkversie 2018-2019 geven we je meer inzicht in de komende veranderingen, zodat je weet wat je kunt verwachten en welke impact dit heeft op FlexService en je werkprocessen.

lees verder lees verder Meer functies Meer functies

Gewerkte uren compenseren in vrije tijd

Met het in werking treden van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) geldt dat een werknemer over alle gewerkte uren tezamen ten minste het geldende minimumloon dient te ontvangen (zie artikel 13a WML). Dit betekent dat alle gewerkte uren worden meegenomen in de bepaling van het bruto minimumloon voor het tijdvak. Bij de inwerkingtreding is ook opgenomen dat compensatie in (betaalde) vrije tijd van overwerk of meerwerk (tijd-voor-tijd) vanaf 1 januari 2019 alleen nog is toegestaan als dit is opgenomen in een CAO. In 2018 was het nog mogelijk om hiervan af te wijken mits dit was opgenomen in een schriftelijke overeenkomst met de werknemer.

Is dit helemaal niet meer mogelijk als er geen CAO is?

Het recht op minimumloon geldt per betalingsperiode. Dit betekent dat als je een werknemer per week betaalt, het nog steeds mogelijk is om de overuren binnen die week te compenseren. Bij werknemers met wisselende uren, is dit wat lastiger. In dat geval geldt namelijk: niet gewerkt = geen geld.

De controle op minimumloon wordt gedaan op basis van alle gewerkte uren tezamen. Hierdoor is het mogelijk dat compensatie in de vorm van tijd-voor-tijd (TvT) nog steeds mogelijk is. Let op: de werknemer moet over alle bij elkaar opgetelde werkuren ten minste het minimumloon ontvangen.

De memorie van toelichting op de WML zegt hierover het volgende:

De regels die zien op compensatie in betaalde vrije tijd zijn niet relevant als voor het totaal aan verrichte uren arbeid ten minste het minimumloon is betaald, conform het van de normale arbeidsduur (NAD) afgeleide geldende minimumloon per uur.

Als bijvoorbeeld sprake is van een bruto uurloon van € 10,00 en een NAD van 40 uur per week (€ 400 per week), dan is bij 5 uren meerwerk 45 uur per week gewerkt. Dit is omgerekend € 8,88 bruto per uur, waarmee dit loon nog steeds boven het van het minimumloon afgeleide loon per uur van € 8,80 bruto ligt.

Indien voor deze 5 uren compensatie in vrije tijd zou zijn afgesproken, dan is deze afspraak niet onderworpen aan de vereisten die de WML via het onderhavige wetsvoorstel stelt aan compensatie in betaalde vrije tijd. Immers, voor alle 45 gewerkte uren is reeds ten minste het minimumloon betaald.

Gewerkte uren compenseren in (betaalde) vrije tijd

Met het inwerkingtreden van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) geldt dat een werknemer over alle gewerkte uren tezamen ten minste het geldende minimumloon dient te ontvangen, art. 13a WML. Dit betekent dat alle gewerkte uren worden meegenomen in de bepaling van het brutominimumloon voor het tijdvak.

Bij de inwerkingtreding is ook opgenomen dat compensatie in (betaalde) vrije tijd van over- of meerwerk (tijd-voor-tijd (TvT)) alleen nog is toegestaan vanaf 1 januari 2019 als dit is opgenomen in een CAO. In 2018 was het nog mogelijk om af te wijken als er een schriftelijke overeenkomst met de werknemer was.

Is compensatie in (betaalde) vrije tijd helemaal niet meer mogelijk als er geen cao is?

Het recht op minimumloon geldt per betalingsperiode, dus als u een werknemer per week betaald, dan is het nog steeds mogelijk om de overuren binnen de week te compenseren. Bij mensen die met wisselende uren werken is dit wat lastiger, want daarbij geldt, niet gewerkt is geen geld.

De controle op minimumloon wordt gedaan over alle gewerkte uren tezamen. Hierdoor is het mogelijk dat TvT nog steeds mogelijk is maar dan moet de werknemer over alle uren bij elkaar opgeteld ten minste het minimumloon ontvangen.

In de Memorie van toelichting wordt hierover het volgende vermeld:

De regels die zien op compensatie in betaalde vrije tijd zijn niet relevant als voor het totaal aan verrichte uren arbeid ten minste het minimumloon is betaald, conform het van de normale arbeidsduur (NAD) afgeleide geldende minimumloon per uur. Als bijvoorbeeld sprake is van een bruto uurloon van € 10,00 en een NAD van 40 uur per week (€ 400 per week), dan is bij 5 uren meerwerk 45 uur per week gewerkt. Dit is omgerekend € 8,88 bruto per uur, waarmee dit loon nog steeds boven het van het minimumloon afgeleid loon per uur van € 8,80 bruto ligt. Indien voor deze 5 uren compensatie in vrije tijd zou zijn afgesproken, dan is deze afspraak niet onderworpen aan de vereisten die de WML via het onderhavige wetsvoorstel stelt aan compensatie in betaalde vrije tijd. Immers, voor alle 45 gewerkte uren is reeds ten minste het minimumloon betaald.

Wat betekent dit voor FlexService?

In de module Regeling kan worden ingesteld of in de CAO de mogelijkheid voor het compenseren van overwerk en/of meerwerk is toegestaan. Afhankelijk van deze instelling worden overwerk- en meerwerkuren wel of niet meegenomen in de bepaling van het bruto minimumloon van een declaratie.

Een voorbeeld:

Indien er overuren worden gereserveerd als TvT (tijd-voor-tijd) terwijl dit niet is toegestaan op CAO niveau en het bruto minimumloon over alle gewerkte uren – dus ook de ‘overwerk te reserveren als TvT uren’ – hoger is dan het brutoloon van de uren die daadwerkelijk worden uitbetaald, zal er een blokkade in FlexService optreden en kunnen de overuren niet worden weggeschreven in de gereserveerde tijd-voor-tijd uren.

Let op! Er wordt alleen naar deze specifieke declaratie gekeken en er worden geen andere declaratie(s) in hetzelfde tijdvak bij betrokken. Dit gebeurt omdat het niet zeker is dat de andere declaratie(s) wordt (worden) verloond of later wordt (worden) gecorrigeerd, waardoor er alsnog onder het brutominimumloon wordt betaald.

Aanpassingen in FlexService

In de module regeling kan worden vastgelegd of in de CAO de mogelijkheid voor het compenseren van over- en/of meerwerk is.

Bij het op ingevuld zetten van een declaratie zullen overwerk- en meerwerkuren wel of niet worden meegenomen in de bepaling van het brutominimumloon van de declaratie. Dit is afhankelijk van de instelling op CAO niveau. Als er overuren worden gereserveerd als TvT terwijl dit niet is toegestaan op CAO niveau en het bruto minimumloon over alle gewerkte uren, dus ook de ‘overwerk te reserveren als TvT uren’, is hoger dan het brutoloon van de uren die daadwerkelijk worden uitbetaald, dan zal er een blokkade optreden en kunnen de overuren niet worden weggeschreven in de gereserveerde tijd voor tijd uren.

Let op:
Er wordt alleen naar deze specifieke declaratie gekeken en er worden geen andere declaraties in hetzelfde tijdvak bij betrokken. Dit wordt gedaan omdat het niet zeker is dat de andere declaratie(s) wordt (worden) verloond of later worden gecorrigeerd waardoor er alsnog onder het brutominimumloon wordt betaald.

Verloning en facturatie bij de jaarovergang

Het verwerken van de gewerkte uren in FlexService vindt plaats op basis van verwerkingsweken: dit kunnen 52 of 53 weken per jaar zijn. Een gewerkte week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Hierdoor komt het voor dat in de eerste week van het nieuwe jaar of in de laatste week van het oude jaar, dagen van het voorgaande of komende jaar zitten. Een lange zin, maar we lichten het hieronder verder toe.

Voor de komende jaren geldt het volgende:

Jaarovergang 2018 – 2019 = 31 december 2018 valt in week 1 van 2019
Jaarovergang 2019 – 2020 = 30 en 31 december 2019 valt in week 1 van 2020
Jaarovergang 2020 – 2021 = 1 t/m 3 januari 2021 valt in week 52 van 2020
Jaarovergang 2021 – 2022 = 1 en 2 januari 2022 valt in week 52 van 2021
Jaarovergang 2022 – 2023 = 1 januari 2023 valt in week 52 van 2022

FlexService ondersteunt de onderstaande verloningsmogelijkheden:

  • Weekverloning
    • weekverloning met weekfacturatie
    • weekverloning met 4-wekenfacturatie
    • 4-wekenverloning met 4-wekenfacturatie
    • 4-wekenverloning met weekfacturatie
    • weekverloning met maandfacturatie
  • Maandverloning
  • Periodeverloning

Afhankelijk van de methode van verlonen en/of factureren zal hier met een jaarovergang op een bepaalde manier mee worden omgegaan. Nagekomen declaraties, dit zijn declaraties die na de jaarovergang worden verwerkt, worden altijd financieel in het huidige verwerkingsjaar opgenomen. Indien gewenst maak je zelf aan het einde van het jaar een inschatting van de nog niet verloonde- en gefactureerde uren. Dit maakt het mogelijk om voor deze inschatting, buiten FlexService om, een voorziening te treffen in je boekhouding. Verwerkte nagekomen declaraties moeten dan ook weer handmatig op deze voorziening worden gecorrigeerd.

Weekverloning met weekfacturatie

Week 2018-52 loopt tot en met 30 december 2018 en wordt derhalve verwerkt in week 2018-52. De omzet en kosten vallen daarmee ook in 2018.

Maandag 31 december 2018 valt echter in de eerste week van 2019. De gewerkte uren op deze dag worden dan ook verwerkt in week 2019-01. De omzet en kosten vallen daardoor in 2019.

Weekverloning met 4-wekenfacturatie, 4-wekenverloning met 4-wekenfacturatie, 4-wekenverloning met weekfacturatie

Voor deze vormen van verloning en facturatie geldt dezelfde systematiek zoals beschreven voor de weekverloning met weekfacturatie. Dit betekent dus dat gewerkte uren op maandag 31 december 2018 in het boekjaar 2019 worden verwerkt, aangezien deze uren in verwerkingsweek 2019-01 vallen.

Weekverloning met maandfacturatie

Bij weekverloning met maandfacturatie loopt de verwerking van de uren gelijk met de gewerkte weken. Dit betekent dat maandag 31 december boekhoudkundig wordt opgenomen in 2019, aangezien de gewerkte uren in de eerste week van 2019 vallen.

Echter, doordat er bij deze verloningsvorm per maand wordt gefactureerd, zal er op de balans van 2018 een saldo blijven staan tussen “nog te factureren omzet” en “gefactureerde omzet“. Deze factuurregels (en dus de omzetboekingen) zijn namelijk al gemaakt bij de verwerking van de gewerkte weken in 2018, maar worden daadwerkelijk gefactureerd in 2019.

Maandverloning en Periodeverlening

Voor maandverloning kan het gebruikelijke schema worden gebruikt, oftewel de gewerkte uren in december 2018 kunnen vanaf 1 januari 2019 worden verloond en gefactureerd. Let op: deze verwerking vindt nog plaats op week 2018-52. Dat betekent dat zowel de kosten als de omzet van de gehele maand december in 2018 moeten worden verantwoord in je boekhouding.

Bij periodeverloning wordt het vaste salaris per maand betaald en zal de facturatie per week of per 4 weken worden gedaan. De week waarin de declaraties worden verwerkt, is bepalend voor het boekjaar waarin de kosten en de omzet worden opgenomen.

Jaarovergang en verloning en facturatie 31 december 2018

Verwerkingen in FlexService vinden plaats op basis van verwerkingsweken. Dit zijn er 52 of 53 per jaar. Een gewerkte week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Hierdoor komt het voor dat in de eerste week van het nieuwe jaar of in de laatste week van het oude jaar dagen van het voorgaande of komende jaar zitten.

Jaarovergang 2018 – 2019: 31 december 2018 valt in week 1 van 2019
Jaarovergang 2019 – 2020: 30 en 31 december 2019 vallen in week 1 van 2020
Jaarovergang 2020 – 2021: 1, 2 en 3 januari 2021 vallen in week 52 van 2020
Jaarovergang 2021 – 2022: 1 en 2 januari 2022 vallen in week 52 van 2021
Jaarovergang 2022 – 2023: 1 januari 2023 valt in week 52 van 2022

FlexService kent momenteel de onderstaande mogelijkheden:

  • Weekverloning
    • Weekverloning met weekfacturatie
    • Weekverloning met 4-wekenfacturatie
    • 4-wekenverloning met 4-wekenfacturatie
    • 4-wekenverloning met weekfacturatie
    • Weekverloning met maandfacturatie
  • Maandverloning
  • Periodeverloning

Afhankelijk van de methode van verlonen en/of factureren zal hier met een jaarovergang op een bepaalde manier mee worden omgegaan.

Nagekomen declaraties, dit zijn declaraties die na de jaarovergang worden verwerkt, zullen altijd financieel in het huidige verwerkingsjaar worden opgenomen. Indien gewenst maakt u zelf aan het einde van het jaar een inschatting van de nog niet verloonde- en gefactureerde uren zodat u hiervoor, buiten FlexService om, een voorziening kunt treffen in de boekhouding. Verwerkte nagekomen declaraties moeten dan ook weer handmatig op deze voorziening worden gecorrigeerd.

Weekverloning met weekfacturatie

Week 2018-52 loopt tot en met 30 december en wordt verwerkt in verwerking week 2018-52. Omzet en kosten zitten in 2018.

Maandag 31 december valt in week 01-2019. Deze wordt verwerkt in verwerking week 2019-01 en de omzet en kosten zitten in 2019.

Weekverloning met 4-wekenfacturatie / 4-wekenverloning met 4-wekenfacturatie / 4-wekenverloning met weekfacturatie

Hiervoor geldt dezelfde systematiek als voor de weekverloning en zal maandag 31 december 2018 in boekjaar 2019 worden verwerkt.

Weekverloning met maandfacturatie

Bij weekverloning met maandfacturatie zal de verwerking gelijklopen met de gewerkte weken. Dit betekend dat maandag 31 december boekhoudkundig wordt opgenomen in 2019.  Want de gewerkte week is week 1-2019. Dit is hetzelfde als bij weekverloning. Doordat er per maand wordt gefactureerd, zal er op de balans van 2018 een saldo blijven staan tussen ‘nog te factureren omzet’ en ‘gefactureerde omzet’. De factuurregels, en dus de omzet boekingen, zijn al gemaakt bij de verwerking van de gewerkte weken in 2018 maar worden daadwerkelijk gefactureerd in 2019.

Maandverloning

Voor maandverloning kan het gebruikelijke schema worden gebruikt. Of te wel vanaf 1 januari kunnen de uren van december worden verloond en gefactureerd. Deze verwerking vindt nog plaats op verwerking week 52 van het oude jaar en zal voor zowel de kosten als de omzet van de gehele maand december in het oude jaar worden verantwoord in de boekhouding.

Periodeverloning

Bij periodeverloning wordt het vaste salaris per maand betaald en zal de facturatie per week of 4 weken worden gedaan. Afhankelijk van de verwerking week waarin de plaatsing declaraties worden verwerkt zullen deze in het betreffende boekjaar worden opgenomen.

Belastingdeel heffingskortingen
alleen nog voor inwoners van Nederland

De loonbelasting en de inkomstenbelasting kennen heffingskortingen (zie hoofdstuk 23 van het Handboek 2018). Deze heffingskortingen bestaan uit een belastingdeel en een premiedeel. Op dit moment heeft iedereen die onder de loonbelasting valt, recht op het belastingdeel van de heffingskortingen die samen de loonheffingskorting vormen. Iedereen die geheel of gedeeltelijk verzekerd is voor de volksverzekeringen, heeft (voor een deel) recht op het premiedeel van de heffingskortingen.

Met ingang van 2019 geldt het belastingdeel heffingskortingen alleen nog voor inwoners van Nederland. De permanente woon- of verblijfplaats van een werknemer bepaalt of iemand inwoner van Nederland is of niet. Zie voor een verdere uitleg de nieuwsbrief loonheffingen van de Belastingdienst. Om de juiste heffingskortingen te kunnen berekenen is het van belang te weten van welk land een werknemer inwoner is.

Wat verandert er in FlexService?

In FlexService wordt het land, waarvan de werknemer inwoner is, bepaald vanuit het fiscale woonadres. Het fiscale woonadres is een nieuwe functionaliteit, waarbij één van de bestaande adressen als fiscaal woonadres kan worden aangemerkt. Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf release 5.0.1851.1.

Om te voorkomen dat voor alle werknemers handmatig een fiscaal woonadres moet worden opgegeven, wordt in de migratie naar 5.0.1851.1 het fiscale woonadres gevuld voor kandidaten die in 2018 zijn verloond of een contract hebben gekregen. Bij deze migratie wordt een keuze gemaakt uit de bestaande adressen volgens onderstaande structuur:

Voor kandidaten met de Nederlandse nationaliteit

  • Eerst wordt een woonadres in Nederland gezocht;
  • Bij afwezigheid van een woonadres in Nederland wordt gezocht op een woonadres in het buitenland;
  • Bij afwezigheid van zowel een woonadres in Nederland als een woonadres in het buitenland wordt het adres opgenomen dat wordt getoond in de client.

Voor kandidaten met een buitenlandse nationaliteit

  • Eerst wordt een woonadres in het buitenland gezocht;
  • Bij afwezigheid van een woonadres in het buitenland wordt gezocht op een woonadres in Nederland;
  • Bij afwezigheid van zowel een woonadres in het buitenland als een woonadres in Nederland wordt het adres opgenomen dat wordt getoond in de client.

Zorg voor een correcte eerste verloning in 2019!

Na de migratie naar FlexService versie 5.0.1851.1 moeten de fiscale woonadressen worden gecontroleerd. Hiervoor komt een rapport beschikbaar met de resultaten uit de migratie. In het rapport staan tevens opmerkingen om je extra alert te maken op bepaalde adressen. Het is belangrijk dat de juiste fiscale adressen zijn vastgelegd voor de eerste verloning van 2019. Als dit niet het geval is, bestaat de mogelijkheid dat met de verkeerde heffingskorting(en) rekening wordt gehouden of dat een werknemer met anoniementarief wordt verwerkt in geval van het ontbreken van een fiscaal woonadres. Wij adviseren daarom nu al te starten met het controleren van de adressen, in ieder geval bij alle werkenden. Hierdoor kan de druk van het moeten aanpassen van de fiscale woonadressen na de migratie worden weggenomen.

Belastingdeel heffingskortingen
alleen nog voor inwoners van Nederland

De loonbelasting en de inkomstenbelasting kennen heffingskortingen (zie hoofdstuk 23 van het Handboek 2018). Deze heffingskortingen bestaan uit een belastingdeel en een premiedeel. Op dit moment heeft iedereen die onder de loonbelasting valt, recht op het belastingdeel van de heffingskortingen die samen de loonheffingskorting vormen. Iedereen die geheel of gedeeltelijk verzekerd is voor de volksverzekeringen, heeft (voor een deel) recht op het premiedeel van de heffingskortingen.

Met ingang van 2019 geldt het belastingdeel heffingskortingen alleen nog voor inwoners van Nederland. De permanente woon- of verblijfplaats van een werknemer bepaalt of iemand inwoner van Nederland is of niet. Zie voor een verdere uitleg de nieuwsbrief loonheffingen van de Belastingdienst. Om de juiste heffingskortingen te kunnen berekenen is het van belang te weten van welk land een werknemer inwoner is.

Wat verandert er in FlexService?
In FlexService wordt het land, waarvan de werknemer inwoner is, bepaald vanuit het fiscale woonadres. Het fiscale woonadres is een nieuwe functionaliteit, waarbij één van de bestaande adressen als fiscaal woonadres kan worden aangemerkt. Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf release 5.0.1851.1.

Om te voorkomen dat voor alle werknemers handmatig een fiscaal woonadres moet worden opgegeven, wordt in de migratie naar 5.0.1851.1 het fiscale woonadres gevuld voor kandidaten die in 2018 zijn verloond of een contract hebben gekregen. Bij deze migratie wordt een keuze gemaakt uit de bestaande adressen volgens onderstaande structuur:

Voor kandidaten met de Nederlandse nationaliteit

  • Eerst wordt een woonadres in Nederland gezocht;
  • bij afwezigheid van een woonadres in Nederland wordt gezocht op een woonadres in het buitenland;
  • bij afwezigheid van zowel een woonadres in Nederland als een woonadres in het buitenland wordt het adres opgenomen dat wordt getoond in de client.

Voor kandidaten met een buitenlandse nationaliteit

  • Eerst wordt een woonadres in het buitenland gezocht;
  • bij afwezigheid van een woonadres in het buitenland wordt gezocht op een woonadres in Nederland;
  • bij afwezigheid van zowel een woonadres in het buitenland als een woonadres in Nederland wordt het adres opgenomen dat wordt getoond in de client.

Zorg voor een correcte eerste verloning in 2019!

Na de migratie naar FlexService versie 5.0.1851.1 moeten de fiscale woonadressen worden gecontroleerd. Hiervoor komt een rapport beschikbaar met de resultaten uit de migratie. In het rapport staan tevens opmerkingen om je extra alert te maken op bepaalde adressen. Het is belangrijk dat de juiste fiscale adressen zijn vastgelegd voor de eerste verloning van 2019. Als dit niet het geval is, bestaat de mogelijkheid dat met de verkeerde heffingskorting(en) rekening wordt gehouden of dat een werknemer met anoniementarief wordt verwerkt in geval van het ontbreken van een fiscaal woonadres. Wij adviseren daarom nu al te starten met het controleren van de adressen, in ieder geval bij alle werkenden. Hierdoor kan de druk van het moeten aanpassen van de fiscale woonadressen na de migratie worden weggenomen.

Stel je vraag

Meer weten over FlexService en de jaarwerk versie? Onze specialisten helpen je graag verder.

Kom nog meer te weten over de FlexService jaarwerk in een andere update!
Dit is terug te vinden in het artikel FlexService Update – Jaarwerk 2018-2019