FlexService Updates

Nieuwe functies die je helpen bij de AVG

In de vorige update hebben we uitgebreid stilgestaan bij de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Je weet nu wat de privacy wetgeving globaal inhoudt en wat de gevolgen zijn voor jou als FlexService gebruiker.

Ondertussen werken we voortdurend aan nieuwe functies die jou helpen om aan de nieuwe wetgeving te kunnen voldoen. Vanaf deze FlexService Updates en komende update krijg je steeds meer autorisatie- en opschoonfuncties om de persoonsgegevens in je FlexService database nog efficiënter te kunnen managen. Maak het jezelf makkelijk en lees snel verder!

Verwerkersoveenkomst al gedownload?
Draait je FlexService licentie op onze servers? Download dan de verwerkersovereenkomst die de AVG verplicht stelt.

In de vorige update hebben we uitgebreid stilgestaan bij de AVG. Ondertussen werken we voortdurend aan nieuwe functies die je helpen om aan de nieuwe wetgeving te kunnen voldoen. Lees snel verder!

Verwerkersoveenkomst al gedownload?
Draait je FlexService licentie op onze servers? Download dan de verwerkersovereenkomst die de AVG verplicht stelt.

Lees verder Lees verder Meer AVG functies Meer AVG functies

BSN verwijderd uit exportberichten

Om beter aan de striktere privacy wetgeving te voldoen, bevatten exportberichten naar derde partijen niet langer een BSN-nummer. Alleen de exportberichten die je maakt vanuit de module Bericht en de berichten naar HelloFlex bevatten nog een BSN-nummer. BSN-nummers die nog niet onder een autorisatiegroep vallen, worden steeds meer onder autorisatiegroepen gebracht.

Verbeterde koppeling met HelloFlex

De exportberichten van en naar HelloFlex zijn ook aangepast. Om de bewaartermijnen van kandidaten nog makkelijker te beheren in zowel FlexService als HelloFlex, worden extra gegevens naar HelloFlex gestuurd.

Velden individueel zichtbaar of onzichtbaar maken

Op basis van jullie feedback hebben we specifieke velden nu individueel autoriseerbaar gemaakt. Zo kun je gevoelige persoonsgegevens eenvoudig zichtbaar of onzichtbaar maken voor verschillende gebruikersgroepen. Standaard zijn de velden in alle gebruikersgroepen ingesteld op “wijzigen”. Sommige velden, zoals in de module Ziek, staan standaard op onzichtbaar.

Efficiënter opschonen van kandidaatgegevens

Het juist vastleggen en bewaren van persoonsgegevens in FlexService wordt met de nieuwe wetgeving steeds belangrijker. Als verwerkersverantwoordelijke is het jouw verantwoordelijkheid om te zorgen dat de richtlijnen op het gebied van bewaartermijnen worden gehandhaafd. Daarom hebben we nieuwe functies ontwikkeld waarmee je kandidaatgegevens nog efficiënter en makkelijker kunt opschonen.

Waar kun je op sorteren?

Kandidaten die nooit gewerkt hebben
Kandidaten die gewerkt hebben en al 2 jaar uit dienst zijn
Kandidaten die gewerkt hebben en al 5 jaar uit dienst zijn
Kandidaten die gewerkt hebben en al 7 jaar uit dienst zijn

In je kandidatenlijst zijn nieuwe sorteerfuncties aangemaakt om sneller gegevens te ordenen. Kies één van de bovenstaande criteria, en FlexService genereert een lijst van kandidaten die hier aan voldoet. Zo heb je nog sneller inzicht in welke gegevens toe zijn aan opschoning.

Welke gegevens moet je verwijderen?

Kandidaten die 2 jaar of langer staan ingeschreven maar nooit hebben gewerkt
kandidaten die wel hebben gewerkt maar reeds 7 jaar of langer uit dienst zijn

Kandidaatgegevens die je verwijdert staan dan nog wel op je server, maar zijn volledig geanonimiseerd. Natuurlijk kun je bewaartermijnen met instemming verlengen buiten de voorgeschreven termijn. Ook zijn er functies om opschonen te blokkeren, bijvoorbeeld bij een dispuut.

Andere essentiële privacy functies

BSN autoriseren

Beperk het gebruik van pasfoto's

Stel in wie BSN-nummers mogen inzien en bewerken

De AVG eist dat je binnen je organisatie verantwoordelijken aanwijst die met gevoelige persoonsgegevens mogen werken. Door geautoriseerde groepen aan te maken, kun je volledig inrichten wie alle BSN-gegevens mogen inzien en wijzigen. Ga naar ‘Privacygevoelige informatie zichtbaar’ en autoriseer de FlexService gebruikers die volledige toegang nodig hebben. Alle andere gebruikers kunnen wel een nieuw BSN-nummer toevoegen, maar zien alleen de eerste 6 cijfers van het nummer.

Beperk het gebruik van pasfoto’s

Pasfoto’s zijn volgens de AVG gevoelige persoonsgegevens. Daarom is het het belangrijk dat je ook hier discreet mee omgaat. Om je nog meer controle te geven over wie foto’s van kandidaten kan zien, kun je het opslaan en tonen van foto’s als beheerder aan of uitzetten voor alle FlexService gebruikers.

Vragen over FlexService en de AVG?

Heb je vragen over onze software en tools met betrekking tot de AVG?
Neem dan gerust met ons op.

STUUR EEN E-MAIL