uitzendsoftware, efficiënt en betrouwbaar

AVG Webinar Review

Bekijk alle hoogtepunten uit de FlexService AVG webinars

Bedankt dat je ons FlexService AVG webinar hebt gevolgd! Hopelijk heb je nog meer inzicht gekregen in de AVG, je rechten en plichten en de nieuwe FlexService functies. Als uitzendorganisatie moet je de manier waarop je persoonsgegevens verwerkt toetsen aan de nieuwe privacy regels:

  • Welke persoonsgegevens heb je nodig en waarom?
  • Van welke personen verstrek je de gegevens?
  • Hoe lang bewaar je de persoonsgegevens?
  • Wie mag inzicht hebben in welke gegevens?
  • Sluit je Privacyverklaring aan op je AVG beleid?

In deze FlexService Updates zetten we de nieuwe AVG functies nog eens voor je op een rij.

We hopen dat ons webinar je meer inzicht heeft gegeven in de AVG, je rechten en plichten en de nieuwe FlexService AVG functies. Op deze pagina kun je de belangrijkste aandachtspunten rustig nalezen en terugkijken.

Lees verder >

lees verder lees verder Meer functies Meer functies

Bijzondere persoonsgegevens verwerken

Verplichting tot integriteit en vertrouwelijkheid
De inzage van persoonsgegevens moet beperkt worden tot wat functioneel noodzakelijk is.

De AVG stelt dat persoonsgegevens alleen opgeslagen mogen worden als dat noodzakelijk is. En dat medewerkers alleen inzicht in die gegevens mogen hebben als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun functie. In FlexService (en ook in HelloFlex) is dit in te richten via autorisaties. In de video hiernaast leggen we uit hoe je dit doet.

Voor bijzondere persoonsgegevens zijn deze verplichtingen nog belangrijker. Neem bijvoorbeeld het Burgerservicenummer. Omdat de verloning in FlexService wordt uitgevoerd, is er een wettelijke grondslag om het BSN op te slaan. Let op! Voorwaarde is dat er een contract met de betreffende persoon wordt aangegaan.

Verplichting tot gegevensbeperking
Pas dataminimalisatie toe voor autorisatie op veldniveau, zichtbaarheid van het BSN en pasfoto’s.

Opschonen van persoonsgegevens

Verplichting tot opslagbeperking
Als gegevens niet meer nodig zijn, moeten ze worden verwijderd tenzij je permissie hebt om de bewaartermijn te verlengen.

Als gegevens niet meer nodig zijn, bijvoorbeeld persoonsgegevens en documenten, moeten ze worden verwijderd. Voor een aantal gegevens en situaties is in de wet vastgelegd hoe lang ze bewaard moeten blijven, voor andere gegevens mag elke organisatie dat zelf bepalen.

Voor het opschonen van kandidaten hanteert FlexService de wettelijke termijnen van 2, 5 en 7 jaar. Dit geldt voor alle kandidaten die voor je hebben gewerkt. Voor kandidaten die niet gewerkt hebben hanteren wij een bewaartermijn van 2 jaar. Het is mogelijk om met toestemming van de kandidaat zijn of haar persoonsgegevens langer te bewaren.

In de video hiernaast leggen we uit hoe je de bewaartermijn kunt verlengen in FlexService.

Bewijs dat je conform de AVG werkt

Verplichting tot transparantie
Kandidaten die zich inschrijven moeten bewust zijn van je privacybeleid. In FlexService leg je het lezen van je Privacyverklaring vast als contactmoment.

Ook onder de WBP moesten kandidaten geïnformeerd worden over de verwerking van hun persoonsgegevens. De nieuwe AVG stelt bovendien dat je moet kunnen aantonen dat je aan deze informatieplicht hebt voldaan. Maar hoe doe je dat op een efficiënte manier?

In HelloFlex is dit volledig geautomatiseerd via de CheckIn tool. In Flexservice kun je gebruik maken van de optie om het tonen en versturen van de privacyverklaring vast te leggen als contactmoment. Op het tabblad Historie vind je alle contactmomenten terug.

Verzoek tot inzage van gegevens

Recht op inzage
Kandidaten hebben het recht om te vragen welke gegevens je van ze hebt. Ook mogen ze hun eigen gegevens inzien.

Wat nu als iemand wil weten welke gegevens er werkelijk zijn verwerkt? Bij een verzoek daarom moet inzage worden gegeven. Elke organisatie moet zelf bepalen welke gegevens en op welke wijze deze inzage wordt gedaan. Dit zou kunnen door in het systeem mee te kijken, maar ook door documenten met die gegevens te leveren. In FlexService zijn de meeste van deze gegevens via bestaande rapportages in te zien.

Rapportage ‘0500 Kandidaat stamkaart’ kan dienen als een uitgangspunt bij een verzoek tot inzage.

LET OP: Bij inzageverzoeken moet niet alleen getoond worden welke gegevens zijn opgeslagen, maar ook:

  • Waarom je bepaalde gegevens verwerkt
  • Welke soorten persoonsgegevens je verzamelt
  • Hoe lang je de persoonsgegevens bewaart
  • Welke privacyrechten mensen hebben
  • Aan welke organisaties je de gegevens doorgeeft
  • Van welke organisatie je persoonsgegevens hebt ontvangen als je deze niet zelf hebt verzameld
  • Dat mensen het recht hebben om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Een deel hiervan zal zijn vastgelegd in de Privacyverklaring, de rest zal op andere wijze moeten worden vastgelegd.

Verzoek tot wissen van gegevens

Recht op vergetelheid
Dit recht houdt in dat je persoonsgegevens moet wissen als de betreffende kandidaat daar om vraagt.

Als een kandidaat wil dat zijn of haar gegevens worden gewist, ben je verplicht om dit uit te voeren tenzij er zwaarwegender redenen zijn om dat niet te doen. Dit is bijvoorbeeld het geval als er wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn.

Het verwijderen van kandidaten is mogelijk in de module Kandidaat, maar de kans bestaat dat er alsnog gegevens in de database achterblijven. In dit geval adviseren wij om de nieuwe procedure voor het opschonen van kandidaten te volgen.

In het proces KandidatenOpschonen worden kandidaten op basis van de vervaldatum van de bewaartermijn getoond. Bij een verzoek tot het wissen van persoonsgegevens moet die vervaldatum genegeerd worden. Om het je makkelijker te maken, hebben we een tutorial voor je gemaakt.

Verwerking beperken

Recht op beperking van de verwerking:
In een aantal specifieke situaties kan een persoon verzoeken dat de persoonsgegevens niet gebruikt, gewijzigd of verwijderd worden.

Stel, een kandidaat wil dat je zijn persoonsgegevens niet meer verwerkt. Dan kan hij zich in bepaalde gevallen beroepen op het Recht op beperking. De kandidaat kan dat recht kan alleen uitoefenen in de hieronder genoemde specifieke situaties.

LET OP:  Organisaties aan wie je gegevens hebt verstrekt moet je laten weten dat je het gebruik van deze gegevens hebt beperkt en dat zij hetzelfde moeten doen. De kandidaat moet je vertellen welke organisaties je op die manier hebt geïnformeerd.

Gegevens zijn onjuist
Geeft de kandidaat aan dat je organisatie onjuiste gegevens gebruikt? Dan mag je deze gegevens niet meer gebruiken totdat je hebt gecontroleerd of de gegevens wel kloppen.

Verwerking is onrechtmatig
Je mag bepaalde persoonsgegevens niet verwerken, maar de kandidaat wil niet dat je zijn gegevens verwijdert. Bijvoorbeeld wanneer hij de gegevens later nog wil kunnen opvragen.

Gegevens zijn niet meer nodig
Je  hebt de persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Maar de kandidaat heeft de gegevens nog wel nodig voor bijvoorbeeld een juridische procedure.

Betrokkene maakt bezwaar
Bij bezwaar moet je stoppen met het verwerken van persoonsgegevens. Tenzij je gerechtvaardigde gronden aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de kandidaat.

Verwerking beperken voor een juridische procedure?
Ontdek hoe je dit instelt in FlexService:

Stel, een kandidaat wil dat je zijn persoonsgegevens niet meer verwerkt. Dan kan hij zich in bepaalde gevallen beroepen op het Recht op beperking. De kandidaat kan dat recht kan alleen uitoefenen in de hieronder genoemde specifieke situaties.

Gegevens zijn onjuist
Geeft de kandidaat aan dat je organisatie onjuiste gegevens gebruikt? Dan mag je deze gegevens niet meer gebruiken totdat je hebt gecontroleerd of de gegevens wel kloppen.

Verwerking is onrechtmatig
Je mag bepaalde persoonsgegevens niet verwerken, maar de kandidaat wil niet dat je zijn gegevens verwijdert. Bijvoorbeeld wanneer hij de gegevens later nog wil kunnen opvragen.

Gegevens zijn niet meer nodig
Je  hebt de persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Maar de kandiaat heeft de gegevens nog wel nodig voor bijvoorbeeld een juridische procedure.

Betrokkene maakt bezwaar
Bij bezwaar moet je stoppen met het verwerken van persoonsgegevens. Tenzij je gerechtvaardigde gronden aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de kandidaat.

LET OP:  Organisaties aan wie je gegevens hebt verstrekt moet je laten weten dat je het gebruik van deze gegevens hebt beperkt en dat zij hetzelfde moeten doen. De kandidaat moet je vertellen welke organisaties je op die manier hebt geïnformeerd.

Verwerking beperken voor een juridische procedure?
Zo doe je dit in FlexService:

Handleiding voor het opschonen van kandidaten

Nog meer weten over FlexService en de AVG? In ons online supportsysteem Interleave staat veel waardevolle informatie over de beschikbare AVG-functies. Ook is er in Changelognummer 139042 een handleiding beschikbaar voor het opschonen van kandidaten.

Heb je toegang tot Interleave, bekijk dan de volgende informatie:

Stel je vraag

Meer weten over FlexService en de AVG?
Onze specialisten helpen je graag verder.