uitzendsoftware, efficiënt en betrouwbaar

Klantrelatie toevoegen met de UBplus 8.0 wizard

Voor het aanmaken van een nieuwe klantrelatie in het systeem, doorloop je een wizard die alle gegevens verzamelt die noodzakelijk zijn voor het aanmaken van een klantrelatie in UBplus. Je doorloopt daarbij de volgende stappen:

  • Soort klantrelatie
  • Signaleren dubbele invoer
  • Adresgegevens
  • Branche en omschrijving
  • Afronding

Hoe werkt het? Ga eerst naar de module Klantrelatie en klik vervolgens op het bestandsicoon met het groene plus-teken. Hiermee start je de wizard Nieuwe klantrelatie aanmaken. In de video tutorial zie je dat je één optie kunt kiezen; als administrator kun je meerdere soorten klantrelaties aanmaken.

 

Voorkom dubbele invoer van klantgegevens

De tweede stap in de wizard is de signalering van eventuele dubbele invoer. Geef de organisatienaam en indien bekend het KvK-nummer van de klantrelatie op. Met de tab-toets kun je wisselen tussen de verschillende invoervelden; met de Enter-toets controleer je vervolgens of er al klantrelaties in je database voorkomen met dezelfde gegevens. Is dat het geval? Dan worden die klantrelaties op het wizardscherm getoond. Je kunt dan zelf nagaan of het dezelfde klantrelatie betreft en indien nodig de wizard afbreken.

 

Adresgegevens en bedrijfsomschrijving

In het volgende scherm kun je de belangrijkste adresgegevens invoeren, zoals het bezoekadres, het telefoonnummer, het e-mailadres enzovoort. Je hebt later de gelegenheid meerdere adressen in te voeren. Bijvoorbeeld een apart factuuradres of een afdeling met eigen telefoonnummers en e-mailadressen. Hieronder een korte toelichting op de verschillende invoervelden:

  • Handelsnaam is een verplicht invoerveld. Vul hier de volledige naam van de klantrelatie in, dat wil zeggen de naam waaronder de klantrelatie deelneemt in het economisch handelsverkeer. Deze naam wordt overal in het systeem vertoond om de klantrelatie aan te duiden.
  • Met het hoofdadres van de klantrelatie bedoelen we het bezoekadres. Dit is het belangrijkste adres dat wordt gebruikt bij het genereren van lijstoverzichten en managementrapportages. Na afronding van de wizard kun je nog meer adressen toevoegen, zoals het postadres van je klantrelatie.
  • Omschrijving en bedrijfsactiviteiten. Op het volgende scherm kun je gegevens invoeren over de bedrijfsactiviteiten van je klantrelatie. Kies de juiste branche uit de lijst bij het veld Branche en selecteer bij het veld Segment/selectiecode een van de opties in het dropdown-menu. Voor de volledigheid kun je ook nog een omschrijving opgeven in het vrij invulbare tekstveld.

 

Afronding van de wizard en vervolgacties

Nu je de wizard Nieuwe klantrelatie aanmaken hebt doorlopen, geeft UBplus je direct een drietal opties voor een passende vervolgactie:

  • de wizard afsluiten
  • een klantaanvraag invoeren
  • een contactpersoon invoeren

In de video tutorial laten we je zien hoe je een contactpersoon kan toevoegen aan de klantrelatie die je zojuist hebt aangemaakt. Als voorbeeld voeren we bij Contactpersoon de naam “Jan de Video” in. Door op de Enter-toets te klikken, controleer je of deze persoon reeds in je database bekend is. In het volgende scherm kun je het geslacht aanpassen en eventuele andere belangrijke gegevens toevoegen. Op het volgende scherm voer je gegevens in die nodig zijn voor de communicatie met je contactpersoon. Zoals je ziet, kan dit op zowel formele als informele wijze passend bij je eigen bedrijfscultuur. Op het afrondingsscherm kun je eventueel nog een opmerking plaatsen.

 

Belangrijke gegevens om de wizard af te ronden

Om het proces voor het aanmaken van een nieuwe klantrelatie helemaal af te ronden, die je nog een aantal belangrijke gegevens in te vullen. Hieronder een korte beschrijving van de tabbladen en invoervelden die extra aandacht verdienen:

  • het tabblad Stamgegeven: vul hier de afgiftedatum van de algemene voorwaarden
  • het tabblad Facturatie (FO): geef hier het factuuradres, het e-mailadres en ander factuurgegevens op
  • het tabblad Debiteur (BO): voer op dit tabblad betalingsgegevens in zoals betalingstermijn en automatische incasso
  • Bij debiteur kun je het betalingstermijn aanpassen. Verder aan de rechterkant kun je automatisch incasso aanvinken om daar de gegevens in te vullen.

Daarna gaan we alles opslaan en hiermee is de klantrelatie ingevoerd.