Elektronisch factureren in de flexbranche: wanneer begint u?

Door Rick Teunissen

7 april 2009

Papier niet meer heilig
Er is goed nieuws! Sinds februari 2009 is de vereenvoudiging van e-factureren een feit: papier is niet langer heilig. Ondernemers mogen nu rekeningen versturen aan andere ondernemers als een eenvoudig bericht via internet. De Belastingdienst past deze nieuwe werkwijze al vanaf maandag 16 februari 2009 toe. Volgens Staatssecretaris De Jager (Financiën) is dit "… een gigantisch gebaar naar het bedrijfsleven, zonder dat het de belastingbetaler geld kost. Dit wordt een enorme klapper." Hoe groot zal deze "klapper" voor de flexbranche zijn?

Digitalisering
In het digitaliseren van documenten doet de flexbranche al jaren goed mee. Flexondernemers zijn geen koplopers (zoals bijvoorbeeld telecom providers) maar hebben wél een voorsprong op branches zoals de bouw en industrie. Vooral het digitaliseren van werkbriefjes is inmiddels populair. Hiervoor heeft de flexbranche een standaard: HR-XML. Voor het uitwisselen van digitale facturen bestaat een dergelijke standaard nog niet. En tot voor kort waren er ook allerlei wettelijke regels die digitaal factureren in de weg stonden. Een hoop gedoe met elektronische handtekeningen, echtheidskenmerken, authenticiteit en integriteit. Redenen genoeg om er nog even niet mee te beginnen.

Groen licht van de overheid
Maar een paar weken geleden heeft de overheid besloten om een eind te maken aan de rechtsonzekerheid rondom e-factureren. Zelfs e-facturen die per e-mail worden verstuurd zijn nu rechtsgeldig. In feite verdwijnt hiermee de belangrijkste reden om niet direct te starten met e-factureren. Staatssecretaris Heemskerk (EZ) zei vorige week tijdens een congres over e-facturatie dat hij zich "… in het hele land de blaren op de tong praat om ondernemers zoals u ervan te overtuigen dat elektronisch factureren helemaal niet griezelig en moeilijk is – integendeel!". Dit artikel helpt u op weg om te begrijpen welke methoden en oplossingen er zijn, wat het u gaat opleveren en welke investeringen in tijd en geld nodig zijn. En daarna rest vooral de vraag: wanneer begint u?

Wat is e-facturatie eigenlijk?
Traditioneel wordt een factuur geprint, in een envelop gedaan en per post verstuurd. De klant ontvangt deze, voert de factuurgegevens in en de factuur wordt voldaan. De volgende stap in de evolutie was scannen en digitaal bewaren van de factuur door de ontvanger. Daarna kwam de logische stap om facturen ook digitaal te versturen, bijvoorbeeld als pdf-bestand in een email. En uiteindelijk komen we bij de meest interessante methode: de factuur wordt niet alleen digitaal verstuurd en bewaard, maar deze wordt ook digitaal verwerkt door de ontvanger: factuurgegevens hoeven niet meer handmatig ingevoerd te worden om een betaling te doen. Deze methode levert de grootste kostenbesparingen op, is klantvriendelijker en resulteert in snellere en efficiëntere inning. En dat is wat we bedoelen als we over e-facturatie praten.

  
Figuur: evolutie van papieren naar digitale facturatie

Wat levert e-facturatie op voor ondernemingen in de flexbranche?
Allereerst natuurlijk de voor de hand liggende besparingen op printen, frankeren, envelopperen en verzenden: niet alleen de postzegel en de envelop, maar vooral ook de efficiëntere afhandeling. Onderzoek van o.a. PriceWaterhouseCoopers en cijfers uit onze eigen praktijk leren dat deze besparingen kunnen oplopen van € 1,50 tot zelfs € 9 per factuur! Rekent u zelf maar uit hoeveel dat voor uw eigen organisatie is. Een tweede voordeel betreft de snellere betaling door inleners. Het blijkt dat de hogere attentiewaarde van een digitale rekening, in combinatie met de lagere drempel (sneller en gemakkelijker betalen) ervoor zorgt dat ontvangers gemiddeld 5 tot 10 dagen sneller betalen. Hierdoor gaat de DSO (days sales outstanding) omlaag en – niet onbelangrijk in deze economisch moeilijke tijd – uw werkkapitaal wordt vergroot. Als derde voordeel noemen we de efficiëntie in debiteurenbeheer en betalingsverwerking: er zijn minder aanmaningen en incasso’s nodig en een elektronisch betaalde factuur geeft altijd een 100% match bij de verwerking van ontvangen betalingen. Handmatig "afletteren" is dus niet meer nodig.

Heeft de flexbranche een standaard nodig om ermee te beginnen?
Zeker niet! Hoewel het hebben van een standaard natuurlijk wel gaat helpen, vooral bij e-facturatie aan grotere afnemers zoals de overheid of multinationals die veel flexkrachten inhuren. Deze organisaties zijn erbij gebaat dat er standaard berichtformaten zijn die het mogelijk maken om electronische facturen automatisch te verwerken in hun eigen systemen. Zo’n standaard is er nu nog niet, hoewel de overheid bezig lijkt om het bedrijfsleven een standaard op te leggen op basis van UBL2.0. Dit lijkt op het principe van elektronische berichtuitwisseling op basis van EDI (Electronic Data Interchange). Ook de ABU is druk bezig om via de SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) een standaard voor digitale facturen op te stellen voor de flexbranche. Op de website van de SETU kunt u hier meer over lezen (www.setu.nl). Mijn inschatting is dat het nog wel even zal duren voordat er een breed geaccepteerde standaard voor de flexbranche zal zijn.

E-facturatie aan grote inleners
Voor e-facturatie aan grote inleners is de hierboven genoemde techniek van EDI beschikbaar. Hierbij worden factuurgegevens verstuurd als electronisch bericht over een 1-op-1-verbinding. De ontvangende partij verwerkt het factuurbericht automatisch in zijn systeem. Dat deze techniek niet zo veel wordt toegepast is logisch, want e-facturatie wordt pas écht interessant als een leverancier zijn elektronische facturen kan versturen aan meerdere grote klanten tegelijkertijd. Hiervoor is een zogenaamde ”hub" nodig. Er zijn in de Nederlandse markt nu diverse service providers die dergelijke hubs aanbieden. Tussen providers (de "supervertalers") bestaan onderlinge afspraken over het gebruik van elkaars diensten. Deze zijn te vergelijken met de roaming-afspraken die in de telecom gebruikelijk zijn. Deze werkwijze zal de komende jaren ongetwijfeld (meer) in gebruik gaan komen, ook in de flexbranche.

E-facturatie aan kleinere inleners
Wij verwachten dat veel flexondernemingen nog in 2009 zullen starten met het digitaal factureren aan kleinere inleners. Waarom? De wettelijke drempels zijn verwijderd, er zijn goede oplossingen beschikbaar waarmee leveranciers in andere branches reeds uitstekende resultaten behalen, de complexiteit is gering, investeringen zijn beperkt en … de potentiële besparingen zijn te groot om te laten liggen!

AcceptEmail
Een goede oplossing voor flexondernemingen die electronisch willen factureren aan kleine inleners is AcceptEmail. Dit is feitelijk de digitale variant van de bekende acceptgiro, maar dan veilig verpakt in een email. De inlener kan vanuit deze email in een paar muisklikken betalen via iDeal, dat automatisch en op betrouwbare wijze is gekoppeld met het elektronisch bankierenpakket van zijn bank.

Oplossing tegen storneringsrisico
AcceptEmail heeft, naast de genoemde besparingen, nog andere belangrijke voordelen. Allereerst helpt AcceptEmail u om te voldoen aan de eis dat u als leverancier uw "bewijspositie in het handelsverkeer" moet opbouwen, of in gewoon Nederlands: u moet wel kunnen aantonen dat u daadwerkelijk een bepaalde factuur heeft verstuurd aan uw inlener. Bij AcceptEmail is de integriteit van de digitale factuur gewaarborgd, dit lukt niet als u bijvoorbeeld facturen in Word-formaat gaat versturen via de email. Verder zorgt AcceptEmail ervoor dat een inlener goed overzicht houdt over de ontvangen AcceptEmails, per rekening de juiste status kan zien en kan kiezen van welke rekening hij betaalt. Voor de flexondernemer is zo’n klantvriendelijke betaalmethode niet alleen een middel om inleners aan zich te binden, het is óók de onomkeerbaarheid van de betaling die telt: in tegenstelling tot bij de automatische incasso kan een inlener een betaling niet meer ongedaan maken. In FlexNieuws, 12 maart 2009, werd gemeld dat onder invloed van SEPA de automatische incasso steeds minder aantrekkelijk wordt voor flexondernemingen: straks wordt het verplicht om incassonotificaties te sturen aan zowel de bank als de inlener (lees: extra moeite en kosten) en – nog veel belangrijker – de storneringstermijn gaat van 30 naar 90 dagen. Dit levert grote risico’s op van inleners die straks dus 3 maanden lang (!) de mogelijkheid hebben om onaangekondigd een eerdere betaling ongedaan te maken. Dit risico wordt uitgesloten met een toepassing zoals AcceptEmail.

Figuur: voorbeeld AcceptEmail

Hoe nu verder?
Vraagt u zich af wat e-facturatie voor uw bedrijf gaat opleveren? De in dit artikel genoemde besparingen zijn eenvoudig te berekenen met een speciaal hiervoor ontwikkelde vragenlijst en business case calculator. Vergeet ook niet te kijken naar kwalitatieve aspecten zoals klantvriendelijkheid, imago en duurzaamheid. En besluit vervolgens niet óf u het gaat doen, maar vooral hoe en wanneer.

Stapsgewijs
Tenslotte nog even over het "hoe": gebruik e-facturatie in eerste instantie als aanvulling op bestaande verzend- en betaalmethoden zoals de acceptgiro, papieren factuur, gewone overboeking en automatische incasso. Bijvoorbeeld door te starten met een selectie uit uw debiteurenbestand. Met name de stap om te beginnen met e-facturatie aan kleine inleners is niet groot. Er is geen ingewikkeld IT project nodig om bijvoorbeeld AcceptEmail in gebruik te nemen. Wellicht zal deze verzend- en betaalmethode binnenkort zelfs direct vanuit de software van FlexService beschikbaar komen. Met 1 druk op de knop kunt u dan rekeningen per email aan uw inleners versturen.

Print