SETU congres Den Haag werd goed bezocht

19 november 2009

Veel belangstelling
De Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche (SETU) organiseerde op woensdagmiddag 18 november 2009 samen met Nederland Open in Verbinding (NOiV) een congres in Den Haag over het gebruik van SETU-standaarden door inleners van flexibele arbeid en uitzendondernemingen. De belangstelling was groot.

Al ruim in gebruik
Met cases van Albron en de Belastingdienst liet de SETU zien dat de standaarden al ruim in gebruik zijn en dat er geld mee verdiend kan worden. Elektronisch gegevens uitwisselen vereist even een aanloop, maar is uiteindelijk een ‘win-win’, waar beide partijen voordeel uit halen.

“Volle bak”
Een “volle bak” constateerde dagvoorzitter Paul Oude Luttighuis van Novay (het voormalige Telematica Instituut) toen hij de zaal rondkeek op het congres georganiseerd door de SETU en NOiV. Veel mensen waren afgekomen op de vier sprekers zowel van SETU als uit de praktijk.

Vier partijen nodig voor geslaagde samenwerking
Hans Wanders, CIO Randstad Holding en voorzitter SETU, verzorgde de eerste presentatie. Hij schetste de wereld met vier partijen: De inleners, de flexleveranciers en de softwareleveranciers van de inleners en van de flexleveranciers. Tussen de inleners en de flexleveranciers moet een ‘elektronische’ brug worden gemaakt waarover ze gegevens kunnen uitwisselen. “De SETU biedt de taal voor het maken van afspraken over flexibele arbeid tussen computers”. Maar, zo waarschuwde hij, met een taal en twee welwillende partijen ben je er nog niet. Je bent daarna nog een tijd bezig met het afstemmen van de onderlinge processen.

Vijf segmenten
Wanders ziet vijf segmenten: Het eerste betreft de bedrijven die nog graag de telefoon pakken en werken met papieren urenbriefjes en email. Tweede segment zijn de bedrijven die al zoveel mogelijk elektronisch werken met het systeem van hun softwareleverancier. Deze twee groepen ziet SETU niet als zijn werkterrein. Dat geldt wel voor de laatste drie segmenten: de bedrijven die werken met een eigen (ERP) systeem, of inleners met een ‘vendor management systeem’ of die de processen rondom inlenen helemaal hebben uitbesteed. “Er wordt op de achtergrond nog veel overgetypt uit elkaars systemen” constateert hij, hier is nog veel werk te doen.
Inleners en flexleveranciers moeten elkaar hiervoor vinden. “De SETU stimuleert en ondersteunt, maar u moet het zelf doen”. De SETU richt zich het komend jaar op de kleinere inleners en zal contact zoeken met de leveranciers van inkoopsoftware en ERP systemen (SAP, Peoplesoft, Exact etc.). Daar zit op dit moment het grootste knelpunt. Daarnaast blijft de SETU betrokken bij de verdere ontwikkeling van de HR-XML SIDES standaarden en wellicht toekomstige multinationale koppelingen.

Praktijkcase Albron
Met de tweede spreker, Matthijs Hubberts van Albron, werd de eerste praktijkcase gepresenteerd. Albron is een van de grootste cateraars van Nederland met een marktaandeel van zo’n 25%. Vanuit 1100 locaties werken dagelijks 4000 medewerkers en 500 flexmedewerkers. Dit leidde tot 3 kilo facturen per week. Dat moest efficiënter kunnen. Zeker omdat 3% van de uren in het eigen systeem niet aansloten met die in het systeem van het uitzendbureau, met het risico dat diezelfde fouten terechtkwamen in de facturen die Albron aan haar eigen opdrachtgevers stuurde. De disputen hierover leverden alleen maar negatieve energie en gingen ten koste van de stuurinformatie.

Proces van aanvraag tot factuur opnieuw ontwerpen
Albron werkt veel met raamcontracten met een beperkt aantal leveranciers. Randstad Holding voorzag daardoor voor 90% in de flexibele arbeid. Een goede situatie om gezamenlijk met Randstad het hele proces van aanvraag tot factuur opnieuw te ontwerpen. Onder de projectnaam “Dart” werd stapsgewijs een gegevensstroom gebaseerd op HR-XML berichten opgezet tussen het eigen systeem en dat van Randstad. Dit is gedaan vanuit een gezamenlijke business case, waarin werd gezocht naar een win-win situatie voor beide. Dat was ook nodig, want het was een proces van de lange adem. Doordat beide partijen de voordelen zagen is het project uiteindelijk succesvol afgerond en loopt het gehele proces elektronisch.

Zicht houden op operationale issues
Uit de case bij Albron valt veel te leren aldus Hubberts. “Eén van de valkuilen is dat “de techneuten de boel overnemen”. Het is geen, het is niet alleen, een technisch project. De technici zijn zeker heel belangrijk, maar je moet ze inschakelen om hun expertise en vooral voortdurend zicht blijven houden op de operationele issues aan beide zijden. Nadat een zware projectmanager op het project werd gezet die met name zich hierop richtte is het goed gaan lopen zodat zowel Albron als haar leverancier vrijwel geen handmatige stappen meer kennen. Minstens zo belangrijk is dat 99% van de uren nu meteen goed is. Er geldt: gewerkt = geregistreerd = gefactureerd = verloond door het uitzendbureau = gefactureerd door Albron aan haar eigen opdrachtgevers.”

Case bij Belastingdienst
De tweede case ging over de Belastingdienst. Douwe Bakker schetste een situatie waarbij een oud legacy systeem moest worden vervangen door een modern ERP systeem op basis van SAP. Hierbij waren 44 inkoopcategorieën aan de orde, met de bijbehorende 44 processsen en een totaal van 1 miljard euro aan uitgaven. De inkoopprocessen waren niet voldoende efficiënt om het geheel beheersbaar te houden. In het project is een nieuwe opzet gekozen met een basis in SAP en veel mantelcontracten. Waaronder die voor de jaarlijks 12000 contracten voor uitzendkrachten.

Onderdelen inhuur-proces
Het proces van inhuren is nu geheel elektronisch. Nog niet helemaal via de SETU-berichten, er wordt gestart met e-mails voor offertes die automatisch vanuit SAP worden verstuurd. Bureaus leveren de CV’s ook nog per e-mail aan in SAP, en afwijzingen verlopen ook nog per e-mail. Maar de rest van het proces verloopt via de SETU standaarden. Alle profielen van de inhuur, inclusief de afgesproken prijzen liggen vast in SAP en de gewerkte uren worden eenmalig daarin ingevoerd. Deze urenregistratie van de Belastingdienst is de basis voor de facturatie. Afwijking van uren in de facturatie door de leveranciers wordt niet geaccepteerd.

Think big, start small, scale fast
Ook Douwe Bakker benadrukt het belang van een ‘win-win’ situatie voor het succesvol doorvoeren van dit soort grote wijzigingen. Hij heeft meer tips: “Probeer je niet te verliezen in uitzonderingen, los die buiten het systeem op”. “Richt je op de overgrote bulk die wel kan worden verwerkt. Zorg hiervoor voor eenvoudige contracten, liefst met een all-in uurloon dat alles dekt.” Hij stelt: “Think big, start small, scale fast”. Begin klein, zorg daarna voor volume en ga geld verdienen. Dat geldt zeker ook voor elektronisch factureren. Dat is geen ‘rocket science’, het is binnen handbereik en levert voordeel op voor zowel klant als leverancier.

Eerste stap
Voor degenen die enthousiast waren geworden gaf de vierde spreker, Dennis Krukkert van TNO een aantal stappen “om morgen mee te beginnen”.
Eerste stap in het invoeren van elektronisch berichtenverkeer is samen een keus maken dit te gaan doen. Binnen de eigen organisatie, business ook, niet alleen IT, en samen met een relatie. Je moet immers met iemand de berichten gaan uitwisselen.

Stap twee en drie
Bepaal in stap twee wat je wilt gaan uitwisselen. Welke processen, welke informatie. Waar zit het meeste voordeel. Meestal wordt als eerste met het electronische urenbriefje aan de gang gegaan. Hier zit de meeste volume en de beste mogelijkheden tot meer controle over het proces.
In stap drie dan het daadwerkelijke inrichten van de software. De SETU biedt hiervoor zijn standaarden, inclusief de mogelijkheid de berichten te valideren op de site.

Stap vier
En dan in stap vier het gebruiken van de nieuwe oplossing. Een gecontroleerde proefperiode waarin de productieomgeving samen met de relatie wordt opgezet. Daarna uitbouwen en starten met besparen. “Want daar doen we het voor, het is geen technisch feestje”.

Paneldiscussie
Als laatste op het programma was een paneldiscussie waarin vanuit de zaal vragen werden gesteld aan de sprekers. Veel vragen richtten zich op hoe te beginnen en wie moet beginnen. De meeste softwareleveranciers in de flexbranche zijn bezig met de SETU standaarden of hebben al een oplossing staan. Wanders: “Bij de inkooppakketten als SAP, Peoplesoft of Exact wringt het nu nog om het voor veel meer partijen winstgevend te maken.” De overheid als pleitbezorger van open standaarden heeft ook een belangrijke rol in het verder brengen van het elektronisch berichtenverkeer. Een concrete doelstelling als dat in 2015 80% van alle facturatie aan de overheid elektronisch moet plaatsvinden helpt hier sterk bij.

Belang van samenwerking
Alle sprekers benadrukken nogmaals het belang van samenwerken: “Het is een flinke klus. Start die trajecten vanuit samenwerken en vertrouwen. Timmer het niet meteen dicht; maak iets moois, verdeel later pas de benefits”.

Geen “missionarissen”
Er wordt gevraagd wat de SETU nog kan doen. Bijvoorbeeld door business cases beschikbaar te stellen waarmee de voordelen kunnen worden aangetoond. Moet de SETU niet actiever naar buiten treden? Wanders: “We prediken niet, het is geen missionarissenwerk. Er valt geld te verdienen. Daarmee moeten alle oren open gaan.”

Print